Dimensión 360

Enseñanza-aprendizaje, tips de informática y otros giros

Recomendaciones para el uso apropiado del correo electrónico

Estructura del Mensaje

Título (Subject): Debe describir el contenido del mensaje. Esto permitirá que la persona tenga una idea de antemano del contenido. Evite usar títulos genéricos.

Nivel de prioridad: No indique que todos sus mensajes son Importantes, Urgentes o de Alta Prioridad porque entonces le restará importancia a los verdaderamente importantes

To: Se utiliza para escribir la dirección del receptor primario, la persona que desee que tome acción en base al contenido o para indicar que el receptor es la persona a quien se hace alusión principal

Cc: Se utiliza para indicar que se les envía el mensaje a modo de información.

Bcc: Se utiliza para evitar que los destinatarios en To & Cc se enteren de que se le envía copia a estas otras personas. Esta práctica se debe realizar con cuidado porque usted no quiere que los receptores piensen que usted se pasa enviando copia de los mensajes entre ustedes a otras personas a sus espaldas. Sin embargo, Bcc es muy útil. Por ejemplo, en algunas ocasiones es necesario enviar mensajes a una gran cantidad de destinatarios. Si la lista de direcciones se escribe en To o Cc entonces todas las personas podrán ver las direcciones de los demás. Esto se presta para que otras personas capturen estas direcciones, aumentar la cantidad de correo no solicitado (spam) que recibimos y para divulgar, sin desearlo, información confidencial. Por ejemplo, digamos que usted está en una asociación en la cual 20 miembros están atrasados en sus cuotas. En lugar de enviar un mensaje a cada miembro de forma individual usted lo envía a todos de forma simultánea incluyendo todos los nombres en To: En ese caso usted está divulgando información de una persona a todas las demás. Para poder enviar un solo mensaje pero manteniendo ocultas las direcciones de las personas incluya la lista de direcciones en Bcc: Si su herramienta de correo electrónico no permite que deje el espacio To: en blanco entonces incluya su dirección en este campo..

Contenido

No envíe cadenas innecesarias de mensajes. Éstas ocupan espacio y ancho de banda innecesario en la red. En muchas ocasiones, por no hacer uso de Bcc distribuyen las direcciones de muchas personas. Las mayorías de estas cadenas no tienen aportaciones positivas.

Si va a enviar un documento adjunto (attachment) verifique el tamaño antes de enviarlo. Considere usar formatos compactos o comprimirlo para que ocupe menos espacio. Si lo va a enviar a muchas personas considere colocar el archivo en un servidor y enviar un enlace (link) al mismo en lugar del documento. Con esto ahorrará espacio de almacenamiento y ancho de banda.

No todas las personas utilizan herramientas para leer correo electrónico que maneja HTML, en lo posible asuma que el receptor sólo leerá el correo en formato de sólo texto. Adornos, imágenes de fondo (backgrounds) aumentan el tamaño del mensaje y en algunos casos aparecen (erróneamente) como documentos adjuntos. Esto puede crear confusión en el receptor si no puede abrir o entender el mismo.

No acostumbre a enviar mensajes irrelevantes o las personas tenderán a ignorar sus mensajes.

Sea conciso en sus mensajes. No escriba más de lo necesario. Revise su mensaje antes de enviarlo.

Considere no escribir un mensaje cuando experimenta una emoción fuerte, sea de coraje o alegría.

Los mensajes escritos tienden a amplificar la percepción de emociones y sentimientos en el contenido.

No envíe secretos o información sensible por correo electrónico. Asuma que lo que envía puede ser visto por otras personas.

Despedida

No acostumbre a incluir en sus mensajes frases como “Espero su pronta respuesta” porque puede resultar ofensivo para quien lo recibe. Se puede interpretar como que usted indica que él no acostumbra a responder con prontitud.

Contestaciones (Reply)

No conteste con copia a todas las personas que recibieron el mensaje (reply all) si la contestación va dirigida sólo a una persona.

No alargue las discusiones innecesariamente. Cuando un asunto concluyó no lo continúe.

Si recibe un mensaje importante conteste el mismo para que el remitente no se quede con la duda de si usted lo leyó o no.

Otras Recomendaciones

Aplique las reglas de Netiqueta en los mensajes de correo electrónico de la misma forma que las aplica en los foros de discusión o cuartos de charla.

Si detecta abusos en los mensajes o manejo de los correos electrónicos reporte la situación a los encargados de manejar el sistema de mensajería

Eduque a sus compañeros y amigos sobre las buenas prácticas en el manejo del correo electrónico y otras herramientas tecnológicas. No es suficiente con que usted haga uso apropiado, debemos perseguir que todos lo hagamos.


mayo 4, 2008 - Posted by | Informática | , , ,

3 comentarios »

  1. Navarro:

    Saludos. El artículo está excelente.

    Gracias.

    Comentario por Yanes Ocasio | mayo 6, 2008

  2. yes… a like¡¡¡¡ :9

    Comentario por regiina | septiembre 9, 2011

  3. jajajajajajajajaja :OOOOO

    Comentario por Courtney | septiembre 9, 2011


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